Proteja su negocio: Pasos prácticos para prevenir el fraude y fortalecer los controles internos

Proteger su negocio es más importante que nunca.

Los riesgos de fraude, tanto internos como externos, pueden interrumpir las operaciones, afectar el flujo de caja y comprometer la estabilidad a largo plazo. Con las prácticas adecuadas y un socio bancario confiable a su lado, puede reducir la exposición y fortalecer sus protecciones financieras. La siguiente guía describe los riesgos clave que debe tener en cuenta y las medidas prácticas que puede tomar para fortalecer los controles internos y gestionar las relaciones con los proveedores con confianza.

Comprender los riesgos de fraude interno

El fraude interno suele ocurrir cuando una sola persona asume demasiada responsabilidad financiera. Cuando una sola persona controla el movimiento, la aprobación y la conciliación de fondos, aumenta la probabilidad de malversación. Ciertas señales de comportamiento, como la reticencia a compartir información o evitar la revisión financiera, también pueden indicar problemas subyacentes.

El fraude generalmente surge cuando se combinan la oportunidad, la presión y la justificación. Reconocer estos factores de riesgo le permite establecer los controles y contrapesos que ayudan a proteger su negocio desde dentro.

Mejores prácticas para los controles internos

• Separación de funciones : Divida las responsabilidades de iniciar, aprobar y conciliar transacciones. La supervisión compartida reduce la probabilidad de errores o actividades inapropiadas.
• Revisiones periódicas : Revise anualmente todos los procesos de movimiento de dinero, incluyendo depósitos y pagos. Estas evaluaciones permiten detectar con prontitud posibles inconsistencias.
• Verificaciones y auditorías puntuales : Verifique periódicamente los estados financieros y concilie las cuentas. No se base únicamente en la confianza; la verificación formal es esencial.
• Debida diligencia en la contratación : para puestos que manejan pagos, incorpore verificaciones de antecedentes y redes sociales en su proceso de selección para ayudar a mitigar el riesgo.

Gestión del fraude externo y las relaciones con los proveedores

• Validación de la información del proveedor: Establezca procedimientos claros para actualizar y confirmar la información del proveedor. Verifique adecuadamente cualquier cambio con contactos conocidos por teléfono, utilizando un número de teléfono que tenga registrado.
• Supervisión de métodos de pago: supervise todos los tipos de pago, incluyendo cheques, transacciones ACH y actividad de tarjetas. Confirme que cada método siga procesos de aprobación seguros y documentados.
• Documentación y Cumplimiento: Mantenga una documentación completa y consistente para cada proveedor y proceso de pago. Estos registros refuerzan los controles y facilitan la preparación para auditorías.

Aprovechamiento de los servicios de gestión de tesorería

Contar con un socio bancario experto marca una diferencia significativa en la prevención del fraude. Nuestro equipo de Gestión de Tesorería de Pinnacle Bank está aquí para ayudarle a diseñar controles internos, evaluar riesgos e identificar las herramientas que mejor se adapten a sus operaciones.

• Herramientas de prevención de fraude: ofrecemos servicios como Positive Pay , tokenización y monitoreo de cuentas en tiempo real para mayor protección contra actividades no autorizadas.
• Educación y concientización: brindamos capacitación continua para mantener a su equipo informado sobre las tendencias de fraude emergentes y las mejores prácticas para proteger su negocio.

Mejores prácticas para proteger su negocio:

• Haga de “Confiar pero verificar” su principio rector para los procesos internos y externos.
• Realice una revisión anual de sus procesos y controles financieros.
• Concéntrese en estos cinco aspectos esenciales: validación, controles internos, gestión de acceso, métodos de pago seguros y conciliación periódica.
• Consulte con un gerente de tesorería o un banquero local sobre la prevención del fraude y la protección de su negocio.

Al implementar prácticas sólidas y trabajar en estrecha colaboración con un gerente de tesorería de Pinnacle Bank, puede crear una cultura de responsabilidad, reducir el riesgo y respaldar el éxito a largo plazo de su negocio.

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